cahier des charges

  • cahier-charges

    Vous souhaitez faire ou refondre un site Internet et contactez un prestataire. Ce dernier vous pose alors une colle : « pouvez-vous m’envoyer le cahier des charges ? » … et patatra vous voilà dans l’embarras. Vous vous demandez alors comment rédiger un cahier des charges ? Vous demandez à un ami, à Google, le 50/50 ?

    Si vous cherchez un modèle de cahier des charges, des trames et tutoriels pour faire votre cahier des charges, Google vous en propose de nombreux.

    On va y retrouver des choses assez standards avec les chapitres à y mettre, la fameuse arborescence, l’incontournable présentation de la structure commanditaire (vous), des phrases toutes faites qui rassurent avec de jolies mots professionnels …

    Bref, plein de modèles pour élaborer un cahier des charges tout fait vous tendent les bras. Mais pour vous et votre futur prestataire, ce n’est pas la solution idéale. Et zut ! Vous espériez qu’une fois envoyé LE fameux cahier des charges vous alliez obtenir directement un beau devis sans plus d'effort. C'est rarement le cas. Il se peut que du modèle, vous ayez laissé trainer des choses (on ne comprend pas ce que ça veut dire mais si ça y est c’est qu’il doit y avoir une raison, donc on laisse). Les quasi inévitables copier-coller qui restent du modèle sont source d’incompréhension. Et puis c’est surtout bien souvent incomplet. Alors le prestataire va certainement vous demander des compléments d’information, vous reposer des questions...

    Nous-mêmes avons mis en place un formulaire pour palier ce problème mais ce n'est qu'un outil qui permet de dégrossir et derrière lequel on est obligé de repréciser des choses.

    Mieux qu’un modèle sans mode d’emploi, mieux que le cahier des charges du copain qu’on ne sait pas comment adapter, pour comprendre ce qu’il faut dans un cahier des charges, il faut comprendre son rôle.

    Pourquoi un cahier des charges ? Est-ce indispensable ?

    Oui, pourquoi donc on vous impose cette corvée, alors que ce n’est pas votre métier ? Parce qu’il s’agit de VOTRE projet. Le cahier des charges doit être le reflet de votre besoin et retranscrire votre demande. Il n'y a que VOUS qui puissiez le faire, seul ou aidé.

    1. Dans un premier temps, il s’agit souvent d’un document destiné à obtenir des devis, mettre en concurrence des futurs prestataires.
    2. Dans un second temps, ce sera un document qui servira de trame, de guide pour réaliser le projet.

    Prenons déjà le premier cas. Le cahier des charges doit vous permettre d’obtenir le chiffrage (devis) le plus juste possible : ni surestimé, ni sous-estimé. Il doit permettre au prestataire de comprendre quelle prestation il doit vous fournir et quelle technologie il va utiliser pour traduire tout cela en temps à passer et en évaluer le coût.

    Vous n’êtes pas sensé à ce stade proposer des solutions techniques (ça c’est notre job) mais par contre être capable de décrire le plus précisément possible le fonctionnement attendu de telle ou telle fonctionnalité : quelle action voulez-vous que le site fasse lorsque le visiteur interagit avec tel élément, quelles sont les étapes que vous voulez que le visiteur franchisse avant d’obtenir tel résultat, … Vous devez aussi donner différentes informations sur la prestation attendue, le budget (une fourchette au moins ou un maximum) et les délais.

    Gardez à l’esprit que toute information notée dans le cahier des charges doit permettre de comprendre ce que vous voulez. Si une information ne remplit pas cette fonction, zappez là. Si une autre permet de mieux cerner le besoin, allez-y !

    Dans le second cas, il est même sensé servir de contrat entre vous et le prestataire. Je dis sensé parce qu'il faudrait alors le faire valider par un juriste et/ou des experts. Long, fastidieux et coûteux, à l'échelle d'un projet à quelques centaines ou quelques milliers d'euros, on ne voit quasiment jamais de cahier des charges contractuel.

    Il existe bien des techniques telles que le Design Sprint, mais vous devrez aussi mouiller la chemise et ça ne vous coûtera pas forcément moins cher, ni en temps, ni en argent !

    Quelle taille pour le cahier des charges ?

    Nombre de pages du document, nombre de rubriques et chapitres, nombre de schémas, format de l’arborescence … tout ça va forcément dépendre de votre projet.

    A mon avis, en dessous de 2 pages A4 (et pas en gros caractères comme pour les dissertations au collège), on risque de passer à côté de quelque chose même pour un « petit site vitrine». Rien que décrire l’historique du projet, les objectifs et les contraintes du projet (budget, délai, attentes, …) on y est, et on est loin d'avoir tout dit.

    Comme pour beaucoup de choses, ce n’est pas la quantité ou la taille qui va compter mais la qualité. Mais si vous souhaitez un site avec de l’interaction, sans parler de la vente en ligne (e-commerce), il va falloir tout de même rédiger quelques pages.

    Il n’est pas question ici de créer votre site vous-même mais cet article devrait vous éclairer sur les étapes de réalisation d’un tel projet

    Quels termes techniques utiliser ?

    Pas de panique, il n’est pas question pour vous d’utiliser le jargon technique du web, du marketing ou autre. Sauf si vous êtes un professionnel du web (que faites-vous donc alors à lire cet article ?), il n’y a pas de raison pour que vous maitrisiez ce vocabulaire et ce n’est pas ce qu’attend un futur prestataire, normalement. Il vaut mieux que vous utilisiez vos propres mots, votre propre façon de décrire les choses plutôt que de risquer de mal utiliser un terme et risquer une mauvaise interprétation. Le prestataire est là pour traduire ensuite en termes techniques éventuellement votre besoin.

    Vous le verrez plus bas, mais se réfugier dans des termes fourre-tout comme « blog », « extranet », « gestion des droits » ne sert pas à grand-chose en soi …

    Définir ses priorités et attentes

    Selon vos priorités, la réponse ne sera pas la même : si le budget est serré, le prestataire vous orientera plus vers des solutions prêtes à l’emploi que vers du sur-mesure. Si la personnalisation est malgré tout importante pour vous, c’est sur d’autres postes que l’ajustement se fera, etc…

    Parmi les critères suivants, quels sont ceux qui seront les plus importants pour vous :

    • Le design, l’aspect visuel et graphique
    • Le contenu
    • La visibilité
    • Le budget (indiquer ne serait-ce qu'une fourchette)
    • La personnalisation (le sur-mesure coûte plus cher)
    • Le délai
    • L’autonomie par la suite
    • L’évolutivité

    Et ne dites pas que TOUT est important. Oui, mais il y a forcément des priorités. Évidemment, ça nécessite d’être un minimum au clair avec tout ça en interne.

    Définir la prestation attendue

    On touche à l’essentiel : souhaitez-vous que le prestataire prenne tout en charge, ferez-vous des choses, … ? Souhaitez-vous être formé, conseillé ?

    Lorsqu’on demande un site, il faut savoir si on ne demande que le site ou tout ce qui va autour :

    • La stratégie de communication
    • L’hébergement
    • Le nom de domaine
    • Le design
    • La création du contenu (textes, images, vidéos, …)
    • La saisie du contenu
    • La maintenance de sécurité
    • La maintenance évolutive
    • Les mises à jour du contenu
    • Le référencement

    Vous pouvez vouloir tout déléguer à un prestataire ou non, être accompagné, formé. Pensez à le préciser. Pensez à définir le type de relation que vous attendez avec votre prestataire. C'est très important.

    Décrire les fonctionnalités

    Pour bien comprendre, je vais prendre l’exemple d’une demande de site contenant une zone « offres d’emploi ».

    Si le cahier des charges mentionne juste cette information « Nous souhaitons une rubrique offres d’emploi », attendez-vous à ce que le(s) prestataire(s) vous demande(nt) plus de précisions. En effet, entre :

    • Une liste d’offre mise en ligne exclusivement par vos soins (affichage seul, mais déjà, souhaitez vous un préformatage de la mise en page ou non ?)
    • Une zone permettant à vos visiteurs de poster leurs offres (qui, comment,... doivent-ils créer un compte avant, qui modère ?)
    • Un gestionnaire d’offres avec gestion des candidatures (candidatures anonymes, spontanées, enregistrées ?)

    Il y a de nombreuses différences : gestion des droits, moteur de recherche plus ou moins complexe, modération, gestion de comptes, abonnements, validations, …

    Sur cet exemple, Yannick a écrit un chouette article à propos d'une CVthèque.

    Il sera donc important de décrire le plus précisément possible ce que vous attendez. Surtout si vous attendez un développement sur-mesure.

    Donner des exemples, des références

    Les exemples d’autres sites peuvent permettre aux prestataires de mieux cerner vos attentes. Mais ils ne doivent pas se suffire.

    Imaginez que vous souhaitez une maison et que vous allez voir un architecte en lui demandant de faire la même maison que votre voisin. L’architecte n’ayant pas les plans ni les clés de cette maison, il ne pourra pas se faire une idée de sa structure, du nombre de pièces. Difficile alors pour lui d’évaluer le projet et de vous faire une proposition honnête. Il en va de même pour un site ou une fonctionnalité. A moins de donner en référence un site réalisé par le prestataire lui-même, comprendre comment est fait le site lui prendra du temps et il risque de passer à côté de l’essentiel.

    Préciser la technologie souhaitée ?

    Sauf si vous êtes certain(e) de vouloir une technologie précise, c’est du ressort du prestataire de vous apporter cette information. L’outil, le logiciel ou la technologie doit d’abord être une réponse à un besoin et non une fin en soi. Votre job à vous (je me répète, je sais) : définir et exprimer votre besoin.

    Ne vous prenez donc pas la tête avec la technologie. Mais demandez au prestataire d’argumenter sur sa proposition technique (Plus d'information ici).

    Présenter l'arborescence, la structure du site

    C'est un schéma qui permet de voir la structure du site telle que vous l’imaginez. Au minimum, il faudrait y lire le nom des pages et l’articulation entre elles. Ça parait bête comme ça mais on a déjà eu un cahier des charges avec une arborescence listant « Page 1 », « Page 2, « Page 3 ». Autant dire que c’est inutile. Mais plus que le nom des pages, ce qui va intéresser le prestataire c’est :

    • La fonction de ces pages (affichage, interaction, droits d’accès, …)
    • Le type de contenu(article de contenu, formulaire, liste d'éléments,...)
    • A quel point vous souhaitez qu’elle puisse évoluer (fréquence, autonomie,...)
    • Si vous attendez du conseil sur cette dernière (si vous ne savez pas comment la faire, il vaut mieux demander une prestation de conseil à ce niveau)

    Niveau forme, une simple liste à puce avec des retraits peut suffire mais on peut utiliser des outils de Mind Mapping (carte heuristique) comme Framindmap, Cacoo ou xmind.
    Un bout de papier crayonné et scanné pourra très bien faire l’affaire aussi ;-)

    On ne vous demandera pas forcément des maquettes à ce stade mais si vous avez une idée de ce que vous voulez pour votre site, ne vous privez pas de le préciser. Cacoo ou Pencil peuvent être intéressants aussi pour cela.

    Permettre la comparaison

    Si vous souhaitez mettre en concurrence plusieurs prestataires et pouvoir comparer plusieurs propositions, vous allez vous heurter à un problème épineux : il n’y a pas une seule forme de réponse à une même demande. Chaque prestataire va interpréter votre demande en fonction de son expérience. Certains prestataires vont beaucoup détailler leur proposition, d’autres non. Selon leurs habitudes, ils vont présenter les choses différemment. Décortiquer et décrypter des devis peut vite finir en casse-tête. A tarif total identique on peut se retrouver avec 2 prestations radicalement différentes.

    Les solutions :

    • Soyez le plus précis possible dans votre demande pour laisser le moins de place à l’interprétation
    • Si un prestataire vous demande des précisions sur le cahier des charges ou vous donne des idées, tenez au courant les autres concurrents sinon les différences entre les propositions vont encore s’amplifier
    • Imposez une trame de réponse en précisant quels sont les points à chiffrer séparément.
    • Si vous laissez la possibilité aux prestataires de faire des propositions libres, demandez à séparer clairement ce qui est inclus dans le prix et ce qui est optionnel

    Pour finir …

    Vous avez tout à fait le droit de ne pas savoir exprimer vos besoins précisément. Ce n’est pas simple. Vous avez compris qu’il fallait que vous soyez sur Internet ou qu’il fallait améliorer votre visibilité mais ne savez pas forcément par quel bout le prendre, c’est tout à fait normal.

    Pensez que vous pouvez demander à être aidé pour l’élaboration de votre cahier des charges. C’est une prestation payante mais qui peut vous faire gagner du temps et de l’énergie. S’il s’agit juste de préciser légèrement des choses, il est probable que le prestataire choisi vous offre ce conseil. Mais attention, il ne serait pas très éthique de faire travailler bénévolement un prestataire sur un cahier des charges et de ne pas le faire travailler ensuite.

    Via la formation, vous pouvez également vous faire aider sur cette partie là.

Connectez-vous avec votre compte