Jurisup

Jurisup est le réseau professionnel des responsables des affaires juridiques de l’enseignement supérieur, de la recherche et de l'innovation. Nous les avons connu en 2017. Nous gérons la maintenance et le suivi du site depuis.

2017 - Site, extranet et portail

Le site Jurisup a subi une migration importante. L'objectif était de passer de Worpdress à Joomla! et ainsi pouvoir sécuriser et étendre les fonctions du site :

• Design du site responsive
• Annuaire de recherche multicritères et géolocalisation
• Gestion de fiches par modération
• Espace d'échanges de fichiers
• Gestionnaire de newsletter

4 personnes ont ensuite suivi une courte formation pour savoir gérer le site et sont reparties comme tous nos clients avec un guide personnalisé !

2023 - Système d'adhésion

Pour capitaliser au maximum sur l'existant nous avons conçu un système sur la base d'un composant Joomla permettant :

• La gestion des adhésions depuis le backend de Joomla (validation et désactivation des adhésions, lancer des rappels aux utilisateurs).
• La gestion de ses adhésions (vérification, modification, validation, ...)
• L'envoi de notifications mail automatiques à différentes étapes
• L’export de données dans différents formats (excel, csv, xml, …)
• La création de comptes utilisateurs pour les personnes listées dans le formulaire après validation de l'adhésion avec attribution de groupes utilisateurs et permissions nécessaires. Lors d’une désactivation d’adhésion, les utilisateurs se verront révoquer leurs accès aux forum (pour les adhérents) mais conserveront leurs profils avec un accès restreint au site.
• La redirection de l’utilisateur vers sa fiche annuaire lorsque celui-ci ne l’a pas encore rempli. 

L'ensemble est ergonomique et transparent pour les administrateurs : la personnalisation de l'interface leur permet de se concentrer sur le contenu et le processus.

2024 - Relooking du site

7 ans après sa première refonte et quelques mois après la grosse mise à jour décrite ci-dessus, le site a fait peau neuve avec 2 gros changements :

1. Un premier invisible aux visiteurs : la modernisation technique avec une migration vers la dernière version de Joomla! améliorant plusieurs points
2. Une modernisation graphique

Le site met a disposition un annuaire et un gros forum privé permettant aux membres d’échanger des informations entre eux. Avec plus de 500 adhérents il était devenu difficile de gérer les adhésions depuis plusieurs années.

Pour résoudre cette problématique nous avons élaboré un cahier fonctionnel pour définir ensemble les user-cases nécessaires au bon accomplissement des étapes de l’adhésion.

Mise à plat d’un workflow d’adhésion atypique

La mise en place d’une adhésion nécessite une double étape 

1. un correspondant qui doit créer une fiche pour quelle soit ensuite envoyée et signée par le président de l’académie pour ensuite pouvoir la valider.
2. A la suite le système vérifie et créer des utilisateurs pour leurs donner les accès aux parties privées du site en leur créant des fiches dans l’annuaire.

Développement optimisé

Nous avons mis en place un système de formulaire basé sur un composant Joomla existant. Celui-ci génère les documents d’inscription avec les calculs de cotisations avant signature par le président. Avec ce nouveau document le correspondant peut finaliser l’inscription. Toute cette partie est réalisée avec le composant RSform permettant de réduire les coûts de développement et de mise à jour.

Mise en place d’un système de suivi

Lors de la conception du cahier charge fonctionnel, nous avons défini qu’un outil de suivi serait un plus pour faciliter la vie des gestionnaires. Nous avons créé un composant Joomla ! qui génère un tableau de bord permettant d’avoir une vision globale des adhérents. Il permet entre autre de :

• Voir et changer l’état des adhésions
• Avoir un accès rapide aux informations (académie et correspondant)
• Avoir un aperçu des dates de fin d’adhésion
• Permettre le rapprochement avec le bon de commande
• Gérer des numéros de facturation
• Créer et envoyer en un clic un email au correspondant

Gain de temps pour l'équipe

La mise en place de ce système a réellement permis à l’équipe de Jurisup d’automatiser un processus qui lui prenait des jours pour être mise à jour. Nous avons divisé les temps de gestion de 50%. Le tout avec un système hybride avec un coût maîtrisé.